Dalam rangka mengoptimalkan kegiatan tahun 2017 Direktorat Perencanaan dan perencanaan kegiatan tahun 2018 serta mendukung kinerja UGM, maka diperlukan forum evaluasi dan diskusi kegiatan tahun 2017, disamping itu untuk memperlancar proses implementasi kegiatan tahun 2018, perlu adanya pengarahan tupoksi dan SOP Direktorat Perencanaan tahun 2018-2022. Oleh karena itu, pada tanggal 11-12 Mei 2018, kami melakukan Rapat Kerja (Raker) Direktorat Perencanaan.
Agenda utama rapat kerja adalah sebagai berikut:
1. Pemantapan Susunan Organisasi Tata Kerja (SOTK ) Direktorat Perencanaan UGM Tahun 2018 – 2022
2. Monitoring Rencana Kerja dan Anggaran Direktorat Perencanaan UGM Tahun 2018
3. Sinkronisasi Tupoksi SDM Direktorat Perencanaan UGM
Bertempat di Ruang Sidang Direktorat Perencanaan, Rapat Kerja Direktorat Perencanaan 2018 dibuka oleh Direktur Perencanaan, Dr. Ir. Budi Prayitno, M.Eng. sekaligus memaparkan mengenai SOTK dan Tupoksi Direktorat Perencanaan UGM Tahun 2018-2022. Dalam paparannya, Direktur Perencanaan menyampaikan bahwa ke depan, Direktorat Perencanaan akan lebih banyak melaksanakan tugas pada kegiatan pengembangan fisik. Fungsi lain yang tidak kalah penting adalah kegiatan Direktorat Perencanaan yang bersifat memberi rekomendasi kebijakan, perlu melibatkan pihak eksternal yang memiliki keahlian sesuai bidangnya untuk memberikan masukan dan analisa kebijakan. “Selain itu, Direktorat Perencanaan diharapkan memiliki fungsi seperti “BAPPENAS”, mengawal kegiatan yang bersifal makro mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi” Budi menjelaskan.
Wakil Rektor Bidang Perencanaan Keuangan dan Sistem Informasi, Dr. Supriyadi, M.Sc., Akt. menyampaikan bahwa sebagian besar fungsi Direktorat Perencanaan adalah terkait pengembangan fisik. Di samping itu, beliau menegaskan pula terkait pentingnya Integrasi Sistem Informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas agar efektif dan efisien, tantangan terhadap modernisasi pendidikan, dan penyusunan aturan sesuai kebutuhan di UGM. “Direktorat Perencanaan sebagai unit perencanaan dalam lingkup makro di UGM, diharap dapat berperan aktif menghadapi tantangan tersebut” imbuhnya.
Pada kesempatan yang sama, Wakil Rektor Bidang Kerjasama dan Alumni, Dr. Paripurna, SH, M.Hum., LL.M. juga memberikan beberapa arahan. Antara lain terkait dengan pentingnya sinkronisasi tuposi antar unit kerja di UGM, legalitas produk kebijakan di UGM, dan kemudahan mengakses data di UGM. Selain itu, dalam bidang fisik Direktorat Perencanaan diharapkan fokus pada pengembangan Laboratorium dan Perpustakaan. “Ukuran kualitas dari sebuah universitas dilihat pada canggihnya perpustakaan dan laboratorium, sehingga ke depan Direktorat Perencanaan dapat mengawal kemajuan dua poin tersebut” tegasnya.
Selanjutnya, Wakil Rektor Bidang SDM dan Aset, Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto menyampaikan arahan bahwa ke depan Direktorat Perencanaan diharapkan merencanakan kegiatan yang berpotensi bisa terselesaikan, fokus pada target yang akan dicapai, dan meminimalkan proses yang memakan waktu, karena ukuran dari kinerja adalah ada program dan realisasi. Tugas lain yang prioritas pada Direktorat Perencanaan adalah terkait pengembangan unit kerja di lingkungan UGM. Direktorat Perencanaan diharapkan dapat memberikan analisa kebutuhan akademik terhadap pengembangan fisik di UGM.
“Melihat perkembangan dunia pendidikan yang saat ini sudah mulai banyak E-Learning bermunculan, perlu dikaji apakah 25 tahun ke depan UGM masih memerlukan gedung untuk aktifitas pembelajaran. Sehingga ke depan yang diperlukan adalah mengoptimalkan bangunan yang ada. Untuk itu, penyusunan naskah akademik sangat dibutuhkan.” Bambang menjelaskan.
Hal penting lainnya adalah kegiatan monitoring terhadap semua berkas yang masuk dan keluar. UGM memerlukan sistem informasi yang terintegrasi untuk monitoring tersebut. Hal ini bertujuan untuk memudahkan seluruh civitas akademika untuk memperoleh data, terutama bermanfaat saat Direktorat Perencanaan memerlukan data untuk menyusun laporan kinerja.
Berbekal pengarahan tersebut, Direktorat Perencanaan melanjutkan Raker untuk menyusun strategi pencapaian target kinerja di Tawangmangu. Suasana yang nyaman, menjadikan diskusi berjalan santai dan akrab, bahkan para staf juga mendapat kesempatan untuk menyampaikan usulan demi meningkatnya kinerja Direktorat Perencanaan. (MP)